SUGERENCIAS OPERATIVAS PARA RENT A CAR

06/05/2020

Sugerencias Operativas
Alquiler de Vehículos
Sin Conductor
A.E.C.A.

 

De cara al inicio de la actividad de alquiler de vehículos en un futuro próximo, tras el fin del confinamiento decretado por el Gobierno de España debido al Covid-19, AECA ha recopilado una serie de sugerencias operativas, resultado de las aportaciones del conjunto de las empresas de alquiler de vehículos asociadas, basadas en las acciones aplicadas en sus empresas para combatir cualquier tipo de virus.

Esta guía tiene por objeto diseñar las principales medidas y recomendaciones a aplicar en las empresas de alquiler de vehículos, en sus oficinas, con sus empleados, en sus flotas de cara a ofrecer un alquiler seguro y de confianza frente a sus clientes y competidores.

1. Test

2. Temperatura Corporal

3. Mamparas

4. Desinfección de móvil y equipos informáticos

5. Distancia de seguridad

6. Uso de mascarillas y guantes

7. Formalización del contrato

8. Entrega de llaves y documentación

9. Entrega de vehículos

10. Devolución de los vehículos

11. Limpieza y desinfección del vehículo

12. Certificado de desinfección

13. Limpieza y desinfección de los locales de negocio

 

 

1. TEST

Sería recomendable que todo el personal en contacto con los clientes, con anterioridad a la apertura del negocio y reinicio de la actividad, se sometiera el test del coronavirus para descartar que no es portador del mismo, ya que, como bien sabéis, se puede ser portador, sin presentar síntomas, pero con la posibilidad de infectar a la población.

Este test deberá repetirse periódicamente, a ser posible cada mes. Figurara en una zona visible de la oficina un cartel donde se indique que el personal se ha hecho el citado test con resultado negativo, así como, que al inicio de la jornada laboral se ha tomado la temperatura a los empleados encontrándose estos dentro de los parámetros normales.

 

2. TEMPERATURA CORPORAL

Se dispondrá de una pistola térmica o elemento similar para tomar la temperatura a los clientes a la entrada de las oficinas.

Si la temperatura alcanza o supera los 37,5º, amablemente se le indicara que siguiendo las recomendaciones del Ministerio de Sanidad, no se le puede atender ni dar servicio.

Se recomienda toma la temperatura a todos los ocupantes del vehículo.

Si algún cliente solicita que algún rental de la oficina se tome la temperatura en su presencia, se accederá a dicha solicitud con el mismo dispositivo que se empleó con él.

Se dispondrá de un registro diario en el que se refleje la temperatura de cada uno de los empleados al inicio de la jornada laboral

 

3. MAMPARAS

Se instalarán mamparas de separación, preferiblemente de metacrilato, en aquellas mesas, mostradores, sala de reuniones, y en general en todo aquel mobiliario en el que se pueda tener contacto con el cliente.

Estos elementos se limpiarán, si es posible, después de cada atención a un cliente, con las debidas limitaciones, lógicamente.

 

4. DESINFECCIÓN DEL MÓVIL Y EQUIPOS INFORMÁTICOS

Especial atención debemos prestar a nuestros móviles y equipos informáticos o de comunicación (ordenadores, teclados, impresoras, scaners, TPV, etc), de uso continuado y quizás por ello, más descuidados.

Con la máxima frecuencia debemos desinfectar estos elementos con los productos específicos para ello.

 

5. DISTANCIA DE SEGURIDAD

Se deberá guardar la distancia de seguridad recomendada entre los clientes (1,5m a 2m), marcando la misma en el suelo con una franja adhesiva, y dependiendo lógicamente de las características de la oficina.

Si no fuera posible mantener esta distancia, el resto de los clientes deberá respetar su turno esperando en el exterior de la oficina.

Debemos recordar que no respetar esta distancia podría ser susceptible de sanción por importes elevados.

 

6. USO DE MASCARILLAS Y GUANTES

A día de hoy es obligatorio el uso de mascarillas durante la jornada laboral, y cuyo periodo de utilización se ajustará al permitido dependiendo del tipo y características de estas.

Si el Organismo competente obligara a la utilización generalizada de las mascarillas y un cliente se presentara sin ella, amablemente se le informará que no se le puede dar servicio o se le ofrecerá gratuitamente una mascarilla desechable.

En todo momento del alquiler (transmisión de la oferta, formalización del contrato, entrega o devolución del vehículo, tramitación de un posible siniestro, etc) el rental deberá permanecer con la mascarilla puesta.

Consideración aparte debe tener el uso de guantes que, al menos de momento, no es obligatorio.

Debemos recordar que los guantes no impiden la transmisión del virus, sino que es en el propio guante donde permanece este, por tanto, deberemos con la mayor frecuencia que sea posible, lavarnos las manos con agua y jabón o con gel hidroalcohólico y SIEMPRE después de atender a un cliente, y recomendablemente frente al siguiente que se encuentre en espera, de forma que observe nuestra desinfección.

Trabajar con guantes resulta evidentemente muy molesto, por lo que se podría trabajar sin ellos (esta sugerencia es a título y decisión particular de cada persona), siempre y cuando las medidas higiénicas fueran extremas, no ya por el posible contagio a terceros, sino a uno mismo.

En caso de utilizar guantes, estos deberían cambiarse, al menos, dos veces al día.

Reiteramos que el uso de guantes vendrá siempre normalizado por lo dispuesto por los Organismos Oficiales competentes.

 

7. FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO

En tanto la empresa utilice fórmulas de digitalización del Contrato de Arrendamiento, de tal forma que se utilice la menor cantidad de papelposible, una vez solicitada la documentación al cliente (DNI o pasaporte,Permiso de conducir, Tarjeta de crédito, etc), trasladados los datos al contrato y realizados los cargos a la Tarjeta de crédito que correspondan, se ofrecerá el Contrato de Arrendamiento al cliente para su firma,
entregándole para ello un bolígrafo previamente, y en su presencia, desinfectado con gel, operación que volveremos a realizar una vez nos lo devuelva.

 

8. ENTREGA DE LLAVES Y DOCUMENTACIÓN

Las llaves de los vehículos deberán encontrarse dentro de una pequeña bolsa de plástico o sobre de un solo uso, antes de entregárselas al cliente.

Se extraerán y en presencia del cliente se desinfectarán con gel, aprovechando para la desinfección de nuestras manos con o sin guantes.

La carpeta plástica donde va incorporada la documentación se “limpiara” con gel antes de entregársela al cliente, siempre ante él.

 

9. ENTREGA DE LOS VEHICULOS

Se procurará realizar una entrega “dirigida”, indicando al cliente donde se encuentra el coche aparcado.

Si esto no fuera posible y hubiera que acompañarle, lo haríamos portando gel hidroalcohólico con el que limpiaríamos previamente los tiradores o manillas de TODAS las puertas, incluido el maletero.

Una vez abierto el coche por el cliente (recordemos que ya se le han entregado las llaves, y si debiéramos explicarle algún mecanismo de funcionamiento del mismo, limpiaremos con gel el tirador interior de la puerta del conductor, el volante y la palanca de cambios, además de los elementos, dispositivos o mandos que nos hallamos visto obligados a manipular en nuestra explicación.

 

10. DEVOLUCION DE LOS VEHÍCULOS

Se aplicarán los mismos métodos que a la entrega (distancia de seguridad, recepción de llaves y documentación, toma de temperatura, etc) y se procederá a la verificación de daños del vehículo, en presencia del cliente, pero guardando la distancia de seguridad.

Cuando iniciemos la comprobación del estado interior del vehículo, previamente limpiaremos los tiradores de las puertas incluido maletero, el volante, manilla interior de la puerta del conductor, palanca de cambios y tapa de guantera.

 

11. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DEL VEHÍCULO

Resulta evidente que ha cambiado radicalmente el tipo de limpieza a realizar al vehículo, ya que, aun manteniendo la rigurosidad y calidad prestada hasta ahora, en estos momentos está operativa debe ser extremadamente cuidadosa y meticulosa con cada uno de los elementos del vehículo, que una vez limpiado, debe procederse a su desinfección e higienización, con productos debidamente contrastados y homologados.

Respecto a la desinfección del vehículo y todos sus elementos esenciales y susceptibles de infección, se deberán emplear los productos indicados para ello y los sistemas recomendados (máquinas de ozono, rayos ultravioletas, desinfectantes específicos, etc.).

Una vez realizados estos procesos se procederá a la oportuna desinfección de llaves y sustitución de la carpeta plástica portadora de la documentación del vehículo, previamente desinfectada igualmente.

Tanto si la limpieza y desinfección la realizan nuestros propios operarios, como si esta la operativa externalizada, se deberá cuidar muy mucho de que los procedimientos empleados sean los mencionados.

A la espera de las normas decretadas por los Organismos oficiales, se sugiere trabajar en un “pack de higiene y desinfección” que agilicen la operativa, no queda otra opción que ser casi “artesanales” en la puesta a disposición del vehículo.

 

12. CERTIFICADO DE DESINFECCIÓN

Realizadas todas las labores de limpieza y desinfección, se colgará del espejo retrovisor un letrero identificador, indicando que al vehículo se le han realizado los controles oportunos y realizada la desinfección pertinente, encontrándose disponible para su alquiler.

 

13. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE LOS LOCALES DE NEGOCIO

Sugerimos se sigan las directrices aconsejadas por los profesionales del sector de limpieza y desinfección, atendiendo a la normativa legal que al efecto se ha decretado para todo tipo de actividades, dependiendo del sector.

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